Mudar é preciso. Mas e os riscos?

Como posso fazer mudanças na minha empresa, de forma efetiva e usando o mínimo de recursos?

Autor: Mauro Costa

Escada

Muitos autores defendem a equiparação entre Projetos e Mudanças, visto que projetos geralmente visam executar uma mudança necessária. Os projetos podem ser de pesquisa, visando gerar novo conhecimento; ou de desenvolvimento, de novos produtos, processos, estratégias ou modelos de negócios. Mudar é preciso, pois o mundo não para e quem parar estará retrocedendo em relação ao mercado. É como se o mercado estivesse sobre uma escada rolante, evoluindo, subindo sempre. A sua empresa está ao lado, sobre uma escada convencional, só vai mudar e subir pelo esforço próprio.

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Mas lembre-se, o mercado vai de escada rolante!

Projetos

Se você acredita que a gestão de projetos pode ser definida por duas palavras: complicada e/ou desnecessária (teoria que não funciona na prática), este texto tem a pretensão de lhe fazer mudar de ideia, através da negação de ambas as palavras.

Projetos têm início, meio e fim e são únicos. Isso os difere de processos, que são contínuos e repetitivos. Projetos são iniciativas estendidas sobre um determinado período de tempo, para entregar um produto, processo ou serviço específico, geralmente concebidas como mudanças. 

A singularidade do produto, processo ou serviço resultado de um projeto é o que os torna diferentes uns dos outros. (PMI Virtual Library | www.PMI.org | Atul Ganatra)

Em uma organização, um projeto de desenvolvimento pode ser de produtos – veja Gestão do Processo de Desenvolvimento de Produtos, Processos e Serviços (PDP), de processos, de sistemas organizacionais, de novas estratégias ou modelos de negócios, ou mesmo da implantação de um processo de inovação continuada (Inovar – Como?).

Mudança é a chave

Normalmente, o sucesso de tais mudanças, de negócio, tecnológicas, operacionais ou organizacionais é considerado chave para o sustento e crescimento de uma organização. Portanto, tais mudanças precisam ser realizadas estrategicamente, planejadas meticulosamente, executadas controladamente e entregues com uma expressão clara de valor para as partes interessadas.

Mudança e risco

Cada organização tem suas próprias maneiras e métodos de entregar projetos (escritas ou não, eficazes ou não).

Segundo estudo Making change work…while the work keeps changing, da IBM (ftp://ftp.software.ibm.com/software/nz/downloads/Making_Change_Work_While_the_Work_Keeps_Changing.PDF) com 1.400 entrevistados, 80% dos projetos não atingem os requisitos estabelecidos. 

Muitas vezes, lança-se mão de "soluções rápidas", que normalmente se revelam ineficazes e, às vezes, podem produzir efeitos colaterais desastrosos.

Pense em um projeto no qual você trabalhou ou teve conhecimento e identifique quais (um ou mais) destes problemas o projeto sofreu: 

• não cumprimento de prazos,
• aumento de objetivos,
• orçamento excedido,
• qualidade inaceitável do(s) produto(s) do trabalho,
• requisitos não sendo atendidos,
• clientes insatisfeitos com o produto do projeto,
• partes interessadas descontentes,
• falhas na comunicação,
• moral da equipe deteriorada,
• falta de alinhamento dos objetivos do projeto com a estratégia da organização.

Fácil, não é? A maioria das pessoas envolvidas com projetos é capaz de identificar pelo menos um, e às vezes alguns destes sintomas para um dado projeto.

O insucesso é muito comum em projetos. O planejamento sem os devidos cuidados, falhas nas análises de riscos, problemas de comunicação ou de gestão, entre outros, são causas comumente encontradas. É preciso ter uma metodologia consistente para planejar e executar projetos. Deve haver um plano detalhado desenvolvido antes que qualquer data de lançamento de um projeto seja anunciada. O planejamento inadequado é uma das principais razões pelas quais os projetos saem do controle.

Imprevistos

À medida em que o trabalho se desenvolve, correções vão sendo feitas, conforme os imprevistos vão surgindo. Esses imprevistos, geralmente causam retrabalhos, atrasos ou custos não previstos. Além disso, requisitos do projeto podem não ser alcançados. Com isso, o projeto perde a capacidade de atingir o almejado sucesso.

Projetos consomem tempo e recursos para serem finalizados e sabemos que esses dois quesitos são limitados. O propósito da gestão de projetos, portanto, é não se deixar levar por expectativas irreais de que qualquer ideia apresentada à organização pode ser realizada. Tudo deve ser avaliado com base em planejamento, identificando as necessidades das partes interessadas e avaliação das restrições. 

Os projetos são incluídos ou excluídos da carteira com base em:

• seu alinhamento com a estratégia da empresa;
• seu desempenho em relação aos objetivos de negócios.

Ação e reação

Quando ocorrem falhas em projetos, podemos constatar quais foram as causas raízes e suas consequências.

• Se ocorrerem falhas no estudo de viabilidade técnica, poderão ser necessários mais investimentos e despesas do que havia sido planejado.
• Caso haja lapsos no estudo de viabilidade comercial, o mercado pode ser menor do que o suposto, ou estar em declínio. Essas falhas podem levar a reduções no faturamento esperado.
• Na eventualidade de algum descuido no estudo de viabilidade econômica, o retorno sobre o investimento poderá não ocorrer no prazo planejado. Este estudo é muito suscetível a falhas no estudo de viabilidade técnica e também no estudo de viabilidade comercial. Também podem ocorrer erros de interpretação devido a uma apreciação mais simplista das variáveis envolvidas.
• Devido a falhas na análise de riscos ou na implantação de ações mitigatórias ou redutoras de impacto, um projeto pode custar mais que o esperado. Poderá haver desperdício econômico / financeiro, investimentos e despesas.
• Muitas vezes a responsabilidade sobre o projeto é depositada sobre uma única pessoa, sem o necessário empoderamento. Nesse caso, poderão manifestar-se conflitos de interesses e de prioridades, que muitas vezes levam a atrasos, aumentos de custos e outras falhas.
• No caso de haver atraso na finalização do projeto, os resultados não são atingidos no prazo esperado. Como qualquer mudança tem o seu tempo ótimo de implantação e de obsolescência, atrasos não provocam a simples postergação dos benefícios, mas a perda efetiva desses benefícios durante o referido atraso.
• O não alcance das margens de contribuição planejadas, devido ao custo do projeto resultar maior do que o esperado. Falhas no planejamento podem levar a custos não previstos, resultando em perdas de lucratividade. Isso pode resultar, em casos não raros, à total inviabilização da mudança pretendida.
• Menor desempenho da empresa no mercado devido ao não atendimento a algum requisito estabelecido. Falhas no projeto podem ir extirpando requisitos técnicos, estéticos, de qualidade ou de confiabilidade.
• Desmotivação das pessoas envolvidas com o projeto. Pessoas tendem a encarar falhas no trabalho de forma negativa, incorporando culpa e insatisfação consigo mesmas e com a empresa.
• Descrença nessas pessoas e no próprio projeto por parte da direção e sócios da empresa. Como “em toda falha sempre há um culpado”, uma análise mais superficial apontará pessoas e processos que serão devidamente colocados de lado. Porém, geralmente é recomendável uma análise mais detalhada do problema, onde é comum encontrar-se uma multiplicidade de causas raízes. Muitas vezes, as causas raízes são associadas a uma gestão de projetos empírica e espontânea, criada para suprir a falha da empresa em estabelecer a utilização das melhores práticas.
• Perda de desempenho da empresa. Com as perdas de faturamento e de margens, a empresa tem menores condições de caixa. O que piora as condições para investir em capacitação de pessoal, na melhoria dos produtos existentes, no desenvolvimento em novos produtos e processos, em melhorias na qualidade e produtividade, em novas ações de marketing ou em novos modelos de negócios. Com isso ela perde ainda mais desempenho e se estabelece um círculo vicioso.
• A falta de competitividade vai se agravando com o tempo. Disso decorre a perda de valor da empresa no mercado.

Caso esse círculo vicioso não seja interrompido, ele pode levar à insolvência da empresa.

Mas se é tão complicado, não é melhor não fazer nada?

...

- Como assim? Lembra da escada? 

Mudar “dói”, mas não mudar pode significar a “morte” da empresa. Há formas plausíveis, aceitáveis, descomplicadas de minimizar o desconforto e evitar o pior.

A busca da empresa por melhores condições pode trazer vitórias importantes, caso se decida por gerir adequadamente o processo de mudança / projetos.

É possível melhorar o desempenho nas iniciativas que visam mudanças, fazendo um bom planejamento e controlando bem a execução. Para termos maior índice de sucesso nos projetos é preciso utilizar as melhores práticas, que asseguram maior efetividade frente ao que foi estabelecido. 

A gestão de projetos responde às perguntas básicas, como as do 5W2H.

• Quem? Quais os papéis dos diversos interessados no projeto; quais as autoridades e responsabilidades de cada um?
• O que? Quais os objetivos do projeto; quais as entregas ou atividades principais; quais os requisitos do projeto a serem atingidos?
• Como? Quais as técnicas e procedimentos a serem utilizados?
• Quando? Qual a ordem das atividades a serem executadas; qual a sequência ou marcos a serem atingidos?
• Onde? Em qual unidade, setor ou processo será realizado o projeto?
• Por que? Quais os controles, argumentação e justificativas para o projeto?
• Quanto custa? Não investir no projeto. E investir.

O que eu ganho com isso?

Benefícios em um ambiente de projeto. Com o aumento da previsibilidade do resultado, uma metodologia promove o sucesso e reduz os riscos de fracasso. Especificações e relacionamentos de papéis claramente definidos ajudam a melhorar a comunicação e estabelecem as expectativas certas entre os membros da equipe. 

Além disso, com modelos, listas de verificação e processos no lugar, aumenta-se o conhecimento organizacional e ajuda-se a estabelecer uma abordagem de governança madura no ambiente de projeto. 

Isso leva ao controle dos objetivos, compromissos com o cronograma, controle de custos, utilização de recursos, produtividade, motivação da equipe e satisfação dos interessados.

Projetos conduzidos com uma metodologia bem definida, não só aumentarão o potencial de sucesso (dentro das restrições de objetivos, tempo e de custos e com o devido gerenciamento da qualidade, dos riscos e dos recursos), mas também irão melhorar o desempenho em termos de produtividade e eficácia. 

O sucesso do projeto será evidente na qualidade dos entregáveis, na satisfação das partes interessadas, no aumento do moral da equipe e na melhoria da aprendizagem organizacional.

Tendo descoberto as melhores maneiras de fazer as coisas, isto se torna um modo de vida. A excelência pode tornar-se um hábito em que as pessoas têm um grau de automotivação para continuar a fazer as coisas com padrão de excelência.

Eu preciso disso!

A Evolut detém um modelo de referência para Gestão de Projetos, que utiliza as Melhores Práticas. Esse Modelo deve ser dimensionado de acordo com as características especificas da sua empresa. Esse Modelo pode ter interfaces com a Gestão do Processo de Desenvolvimento de Produtos, Processos e Serviços (PDP) e também com a Gestão da Inovação (Inovar – Como?) Com esse processo implementado, a empresa terá muito mais chances de sobreviver a esse futuro incerto. 

Estamos à disposição para agendarmos uma visita. Entre em contato: evolut@evolutengenharia.com.br ou Whatsapp: +55 54 9 9144 5525